Quante informazioni importanti gestisci ogni giorno attraverso gli strumenti digitali della tua agenzia? Dati dei clienti, recapiti, documenti, richieste immobiliari, comunicazioni e informazioni commerciali sono ormai parte integrante del lavoro quotidiano.
Proteggere questi dati significa anche proteggere gli accessi ai software che utilizzi.
L’autenticazione a due fattori in agenzia immobiliare è una misura di sicurezza che aggiunge un secondo livello di verifica oltre alla password. È un tema particolarmente attuale anche in relazione alla direttiva europea NIS2, che rafforza gli obblighi di gestione del rischio informatico per le organizzazioni che rientrano nel suo ambito di applicazione.
Ma cosa significa concretamente? E la NIS2 obbliga tutte le agenzie immobiliari ad adottare la 2FA?
Vediamolo nel dettaglio.
Cos’è l’autenticazione a due fattori (2FA)?
La 2FA, acronimo di Two-Factor Authentication, è un sistema che richiede due elementi distinti per verificare l’identità di chi sta effettuando l’accesso.
In genere, questi elementi appartengono a categorie differenti:
- Qualcosa che conosci: una password o un PIN.
- Qualcosa che possiedi: per esempio, uno smartphone o una chiave di sicurezza.
- Qualcosa che sei: una caratteristica biometrica, come l’impronta digitale, quando supportata dal sistema.
Con la 2FA, quindi, inserire la password non è sufficiente: occorre completare anche una seconda verifica.
Questo riduce il rischio che una password rubata o indovinata permetta, da sola, di accedere a un account.
Come funziona nella pratica?
Immagina di accedere al gestionale immobiliare dal tuo computer.
Dopo aver inserito username e password, il sistema ti chiede un’ulteriore conferma, per esempio tramite un’app di autenticazione o una chiave di sicurezza.
Solo dopo aver completato la verifica puoi entrare.
La modalità precisa dipende dal servizio utilizzato. Non tutti i sistemi offrono gli stessi metodi di autenticazione e non tutte le soluzioni hanno lo stesso livello di protezione.
La 2FA non elimina ogni rischio informatico, ma aggiunge una barriera importante contro molti tentativi di accesso non autorizzato.
Perché la 2FA è importante per un’agenzia immobiliare?
Un’agenzia immobiliare utilizza numerosi strumenti digitali: gestionali, caselle email, portali immobiliari, servizi cloud, strumenti di marketing e applicazioni per condividere documenti.
Ogni account può rappresentare un punto di accesso a informazioni rilevanti per l’attività.
Una password riutilizzata su più servizi, un messaggio di phishing o le credenziali condivise tra collaboratori possono aumentare il rischio di accessi non autorizzati.
L’autenticazione a due fattori aiuta a ridurre questo rischio, soprattutto per gli account che consentono di consultare o modificare informazioni importanti.
Quali strumenti dovresti proteggere?
Per migliorare la sicurezza digitale della tua agenzia, parti dagli strumenti che utilizzi ogni giorno:
- Email aziendale: può contenere comunicazioni con clienti, proprietari e collaboratori.
- Gestionale immobiliare e CRM: può raccogliere anagrafiche, richieste, appuntamenti e informazioni commerciali.
- Servizi cloud e archivi documentali: possono contenere contratti, documenti e file operativi.
- Account amministrativi: consentono di gestire utenti, autorizzazioni e configurazioni.
- Portali e strumenti di marketing: possono permettere di pubblicare annunci o gestire comunicazioni commerciali.
Quando un servizio offre l’autenticazione a più fattori, valuta di attivarla soprattutto sugli account con privilegi amministrativi e su quelli che consentono l’accesso a informazioni sensibili o rilevanti per la continuità del lavoro.
NIS2 e autenticazione a due fattori: cosa prevede la normativa?
La direttiva europea NIS2, Direttiva (UE) 2022/2555, ha l’obiettivo di rafforzare il livello di sicurezza informatica nell’Unione europea.
In Italia è stata recepita con il Decreto legislativo 4 settembre 2024, n. 138.
Tra le misure di gestione del rischio informatico previste dall’articolo 21 della direttiva rientrano, alla lettera j del paragrafo 2, l’utilizzo di soluzioni di autenticazione a più fattori o di autenticazione continua, quando appropriato.
Il riferimento è rivolto ai soggetti che rientrano nell’ambito della normativa. Non significa che ogni azienda debba necessariamente adottare la stessa soluzione, indipendentemente dalle proprie caratteristiche e dai rischi.
Puoi consultare il testo ufficiale della direttiva NIS2 su EUR-Lex e il D.Lgs. 138/2024 su Normattiva.
La NIS2 obbliga tutte le agenzie immobiliari a usare la 2FA?
No, non automaticamente.
La NIS2 si applica a determinate categorie di soggetti e settori, secondo criteri e condizioni definiti dalla normativa e dalla sua attuazione nazionale.
Una normale agenzia immobiliare non rientra automaticamente nel campo di applicazione della NIS2 soltanto perché svolge attività di intermediazione immobiliare o utilizza un gestionale.
Per stabilire se un’organizzazione è soggetta alla normativa occorre verificare la sua attività, le eventuali categorie di appartenenza e gli altri criteri applicabili.
Se la tua agenzia non è soggetta alla NIS2, questo non significa che possa trascurare la sicurezza informatica: restano rilevanti gli obblighi applicabili in materia di protezione dei dati e le buone pratiche di sicurezza.
Cosa cambia per i soggetti che rientrano nella NIS2?
Per i soggetti interessati, la sicurezza deve essere affrontata attraverso misure adeguate al rischio e alla natura delle attività svolte.
L’autenticazione a più fattori è una delle misure da considerare nel quadro più ampio della gestione del rischio informatico.
Non basta quindi installare un sistema di 2FA per poter affermare di essere pienamente conformi alla NIS2. Occorre valutare l’insieme delle misure applicabili, le procedure interne, la gestione degli accessi e gli altri rischi informatici pertinenti.
Per questo, quando la normativa si applica alla tua organizzazione, è opportuno verificare gli obblighi specifici con un professionista competente in materia di cybersecurity e conformità normativa.
2FA e GDPR: sono la stessa cosa?
No. NIS2 e GDPR hanno obiettivi e ambiti differenti, anche se possono essere rilevanti contemporaneamente per la stessa organizzazione.
Il GDPR disciplina la protezione dei dati personali. L’articolo 32 richiede di adottare misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tenendo conto di diversi fattori, tra cui la natura dei dati e i rischi per le persone.
L’autenticazione a due fattori può contribuire a proteggere gli accessi ai sistemi che trattano dati personali. La sua adeguatezza, tuttavia, deve essere valutata in relazione al contesto concreto.
Non è corretto considerare la 2FA una garanzia automatica di conformità al GDPR, così come non è corretto presumere che il GDPR imponga indistintamente la stessa modalità di autenticazione a ogni attività.
Puoi approfondire consultando il Regolamento generale sulla protezione dei dati su EUR-Lex.
Come migliorare la sicurezza digitale della tua agenzia
Non è necessario iniziare da un progetto complesso. Puoi partire da alcune verifiche concrete.
1. Fai l’inventario degli account
Individua i software e i servizi utilizzati dai collaboratori. Verifica chi può accedervi e quali informazioni sono disponibili all’interno di ciascun account.
2. Attiva la 2FA dove disponibile
Dai priorità agli account amministrativi, alle email aziendali e ai servizi che contengono informazioni importanti. Se possibile, preferisci metodi resistenti al phishing, come le chiavi di sicurezza o le passkey, quando supportate.
3. Evita le credenziali condivise
Ogni collaboratore dovrebbe utilizzare un account personale, con autorizzazioni adeguate al proprio ruolo. In questo modo è più semplice revocare l’accesso quando una persona lascia l’agenzia o cambia mansione.
4. Prevedi una procedura per la perdita del dispositivo
Se il telefono utilizzato per l’autenticazione viene perso o sostituito, il collaboratore deve sapere come recuperare l’accesso in modo sicuro. Anche i metodi di recupero devono essere protetti.
5. Forma il team
Spiega ai collaboratori come riconoscere i tentativi di phishing, come custodire le credenziali e perché non devono approvare richieste di accesso che non hanno avviato.
La sicurezza non dipende soltanto dalla tecnologia: dipende anche dalle abitudini quotidiane delle persone che la utilizzano.
Il gestionale immobiliare è parte del tuo ambiente digitale
Il gestionale è uno degli strumenti centrali del lavoro dell’agenzia. Può raccogliere informazioni sui clienti, sulle richieste, sugli immobili e sulle attività commerciali.
Per questo, quando valuti la sicurezza del tuo ambiente digitale, considera anche il gestionale e le modalità con cui i collaboratori vi accedono.
Verifica quali sistemi di autenticazione offre il servizio che utilizzi, quali ruoli e autorizzazioni puoi configurare e quali procedure sono disponibili per gestire gli utenti.
Gestim mette a disposizione funzioni per organizzare le attività operative dell’agenzia, dalla gestione delle anagrafiche alle richieste e alle comunicazioni. Per conoscere le funzionalità del gestionale, puoi consultare la panoramica delle funzioni di Gestim.
Importante: non dare per scontata la disponibilità della 2FA in uno specifico gestionale. Verifica direttamente con il fornitore quali modalità di autenticazione sono supportate e quali misure di sicurezza sono previste.
Conclusione: proteggere gli accessi è una scelta concreta
L’autenticazione a due fattori è uno strumento semplice da comprendere e importante da valutare per ridurre il rischio di accessi non autorizzati.
La NIS2 la richiama tra le misure di gestione del rischio per i soggetti interessati, quando appropriata. Non impone però automaticamente a tutte le agenzie immobiliari di adottarla.
Il punto di partenza è conoscere gli strumenti che utilizzi, capire quali informazioni proteggono e scegliere misure proporzionate ai rischi.
La sicurezza digitale della tua agenzia inizia anche da come accedi ai tuoi strumenti di lavoro.
Marketing Manager presso Gestim.